Präsentationen in Schulungen – Fluch und Segen zugleich

Wer von Ihnen hat PowerPoint noch nie genutzt?  Wohl kaum jemand. PowerPoint bietet unendlich viele Möglichkeiten zur Gestaltung von Präsentationen. Ein Experten-Level hat man wohl erreicht, wenn Zuhörer oder Kollegen fragen, „Wie hast du DAS hinbekommen?“.

Der Fluch von PowerPoint ist, dass es quasi überall verfügbar ist. Jeder, der einen PC und einen Microsoft Account hat, kann es für Präsentationen nutzen und sein Publikum mit Folien „bespaßen“, ob es der Zweck erforderlich macht oder nicht.

Der Segen von PowerPoint ist, dass es umfassende Funktionen bietet. Designkenntnisse und technisches Wissen sind hilfreich bei der Erstellung. Bei richtiger Nutzung können Präsentationen kreiert werden, die jedes Publikum überzeugen. Auch Videos und Trainingsunterlagen können kreiert werden, die die Lerner noch lange gerne nutzen werden.

Deshalb haben wir diese Tipps für effektive PowerPoints zusammengestellt: Tipps von Trainern, die Ihnen helfen, ansprechende Lernmaterialien zu erstellen.

Doch vorab noch ein paar Hinweise zum Einsatz von Präsentationen:

• Setzen Sie Medien in Ihren Schulungen gezielt und bewusst ein, ohne Ihre Zuhörer zu überfordern und zu verwirren.
• Wir alle wissen: Ein Bild sagt mehr als Tausend Worte. Dennoch sollte der Einsatz von Bildern, Grafiken und Symbolen nicht übertrieben werden und eine Präsentation nicht in eine Art „Bilderflut“ oder gar Reizüberflutung umschlagen.
• Machen Sie den Einsatz von Präsentationen und Medien generell abhängig von der Gruppengröße und dem Thema der Schulung.
• Um die digitale Präsentation etwas abwechslungsreicher zu gestalten, können Flipcharts und Poster nützlich sein.

Die wichtigsten Tipps für einprägsamere Präsentationen im Trainingsbereich

1. In inhaltlicher Hinsicht sind folgende Fragen hilfreich:
   • Ist der Inhalt gut strukturiert und erkennt man einen roten Faden?
   • Ist der Inhalt verständlich und prägnant formuliert?

2.  Achten Sie darauf, dass sich Ihre Präsentation vom Einheitsbrei abhebt.

Passt Vorlage XY, die auch schon unzählige Ihrer Kollegen genutzt haben, wirklich zum Inhalt Ihrer Präsentation? Nicht unbedingt. Überlegen Sie sich gut, welche Botschaft Sie mit Ihren Folien vermitteln möchten und wie Sie diesen Inhalt mit dem passenden Design unterstreichen können. Dies kann auch durch eine Abweichung von einer der Standardschriftarten unterstützt werden. Alles, was Ihr Publikum vermutlich bereits 100 Mal gesehen hat, kann in Ihrer Präsentation nicht mehr überzeugend wirken. Jedoch sollten Sie auch nicht ins „Exotische“ umschlagen und möglichst viele neue Effekte einbauen – auf die Balance kommt es an. Andernfalls werden Ihre Zuhörer unnötig vom Wesentlichen abgelenkt. Nutzen Sie das, was Ihre Zuhörer ansprechen könnte und zu Ihrer Botschaft passt.

3. Vermeiden Sie ausgefallene Übergänge (Ihre Zuhörer haben mittlerweile vermutlich schon genügend „Flyouts“ gesehen).

Übertreiben Sie es nicht mit zu vielen Effekten und Übergängen, wie z. B. Folien heraus- oder hineinfliegen zu lassen – diese lenken Ihr Publikum ab und vermindern den Wert Ihrer inhaltlichen Botschaft.

4. Verwenden Sie eine „Palette“, um alle Ihre Schriften, Farben und Formen aufeinander abzustimmen.

Farben, Schriftarten, Effekte und Formen lassen sich in den Entwurfseinstellungen von PowerPoint über Paletten farblich aufeinander abstimmen. So vermeiden Sie, dass Ihre Folien zu bunt und überladen wirken.

5. Achten Sie auf die gleichmäßige Ausrichtung aller Elemente.

Machen Sie es sich einfach! Manuelles Hin- und Herschieben von graphischen Elementen ist meist nicht von Erfolg gekrönt. Nutzen Sie lieber die entsprechende Funktion von PowerPoint (in der oberen Optionsleiste unter „Start“ –> „Anordnen“ –> Ausrichten“, dann wählen Sie die entsprechende Ausrichtung aus).

6. Sie können auch Hyperlinks zwischen den Folien hinzufügen, um eine interaktive Menüfolie zu erstellen.

Durch die Nutzung von Hyperlinks erleichtern Sie sich die Navigation und sorgen für eine übersichtliche Menüstruktur.

7. Verwenden Sie eine Masterdatei/Folienmaster, um Ihre Präsentation, Rednernotizen und Handouts gebündelt zu erstellen.

Der Folienmaster ist eine große Hilfe, wenn die Folien möglichst einheitlich aussehen sollen und gleich aufgebaut sind. Mit Voreinstellungen und Layoutangaben können Sie definieren, wie Ihre Folien aussehen sollen.

8. Sollten Sie eine individuelle Schriftart verwenden, sollte diese eingebettet werden.

Um zu verhindern, dass sich die Schriftart ändert, wenn Sie einen anderen Computer zur Präsentation Ihrer Folien nutzen, machen Sie folgendes: Wählen Sie beim Speichern Ihrer PowerPoint-Datei im Dialogfenster „Speichern unter“ die Speicheroptionen aus. Setzen Sie dann ein Häkchen bei „TrueType-Schriftarten einbetten“ und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Die Schriftart-Datei wird nun in Ihrer PowerPoint-Präsentation hinterlegt und Ihre Schriftarten ändern sich nicht, wenn Sie unterschiedliche Computer verwenden.

9. Die Referentenansicht erleichtert Ihnen die Präsentation.

Die  Referentenansicht (Folien-Icon über der Optionsleiste oder über den Tab „Präsentation“) bietet Ihnen während der Präsentation eine Übersicht über Notizen, Timer und die eigentliche Präsentation. So haben Sie eine Art Leitfaden und wissen immer, welche Folie als nächste kommt, ohne alle Slides ausdrucken zu müssen.